市政協(xié)機關檔案管理辦法

第一章  總  則

第一條  為使市政協(xié)機關檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，維護檔案的完整與安全，有效地為機關工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，結(jié)合機關實際，制定本辦法。

第二條  市政協(xié)機關的檔案是市政協(xié)及其工作機構履行職能的真實記錄，是在工作中形成的具有查考保存價值的各種門類載體（紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、計算機移動存儲介質(zhì)等）。機關檔案工作是機關工作的組成部分，是包括對各類資料收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

第三條  市政協(xié)機關檔案管理按照工作職責分工，實行各委室負責制。機關各委室應明確專人負責本委室的檔案管理工作。

第四條  市政協(xié)辦公室主管機關的檔案管理工作，辦公室綜合科依據(jù)檔案管理有關規(guī)定，集中統(tǒng)一管理機關的檔案，并負責對機關各委室檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

 

第二章  歸檔文件材料范圍

第五條  市政協(xié)機關歸檔文件材料包括：

（一）上級機關的文件材料

1．上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

2．上級機關頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

3．上級領導視察、檢查工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像等材料；

4．上級機關對本機關的重要指示、批示、通知等；

5．上級機關轉(zhuǎn)發(fā)本機關的文件材料；

6．代上級機關草擬并被采用的文件報送稿和印本。

（二）本機關的文件材料

1．市政協(xié)召開的全委會議、常委會議、主席會議、黨組會議、秘書長會議和各類工作會議的全套文件材料和會議記錄；

2．市政協(xié)各委室組織召開的重要會議的文件材料；

3．提案及其答復和有關情況；

4．市政協(xié)各委室制發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)、與其他機關聯(lián)合發(fā)文）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿和重要文件的修改稿；

5．市政協(xié)各委室制定的工作條例、規(guī)定、制度、辦法等文件材料；

6．市政協(xié)領導及各委室赴外地參加政協(xié)工作會議帶回的文件材料；

7．市政協(xié)組織的調(diào)研、視察及紀念活動、節(jié)日活動的材料；

8．市政協(xié)各委室形成的工作計劃、工作總結(jié)等材料；

9．市政協(xié)各委室編寫、出版的歷史沿革、大事記、年鑒、參考資料、信息、簡報、文件匯編、刊物等材料；

10．機關黨委、紀委、工會、婦委會等在工作活動中形成的重要文件材料；

11．重要的人民來信來訪、領導批示、處理情況的材料；

12．組織人事材料，包括市政協(xié)機關工作人員的任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定，黨員干部、職工名冊，錄用（聘任）、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、辭職、退休、獎懲文書，組織介紹信及存根，黨員統(tǒng)計、干部統(tǒng)計、編制統(tǒng)計、工資年報表等；

13．會計憑證、賬簿、報表和其它財務文書；

14．機關基建（維修）項目的報告、批復、協(xié)議、場地紅線圖、設計施工圖與說明書、產(chǎn)權證書、竣工驗收等資料；

15．與有關單位簽定的合同、協(xié)議書等材料；

16．反映市政協(xié)領導活動、本機關活動及委員事跡的照片、聲像等資料；

17．其他需要存檔的文件材料。

第六條  各委室的文件歸檔范圍和保管期限（附表見后）。

 

第三章  檔案收集、整理和保管

第七條  堅持平時立卷與年終歸檔相結(jié)合的辦法，搞好檔案收集工作。

第八條  歸檔文件要齊全、完整。已破損的文件應予以修復，字跡模糊或易退變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

第九條  本機關的文件資料、會議材料，均應將底稿和3份正稿交檔案室存檔；不打印的，應將底稿和抄件定期交檔案室存檔。政協(xié)領導和工作人員參加上級或同級會議帶回的文件材料應在傳達學習后交檔案室存檔。

第十條  歸檔的文件必須有原件、正件和附件，印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件合在一起。裝訂要做到正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后。

第十一條  歸檔的文件材料必須層次分明，按照自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值進行整理。

第十二條  歸檔文件的保管期限劃分要準確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)科學。

第十三條  編目細致、清晰，裝訂整齊美觀。

第十四條  設立專用檔案室，配備足夠的檔案裝具及其它必要設備，做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防磁等，保證檔案安全。

第十五條  定期檢查檔案室的檔案保管情況并做好記錄。選擇有利時機進行通風，保持檔案室清潔、干燥，每天做好溫濕度記錄。對破損或紙張變質(zhì)的檔案材料應施行修補或復制。

第十六條  機關檔案室鑰匙專人專管，不得遺失，非管檔人員未經(jīng)允許不得進入。

第十七條  各委室要積極配合協(xié)助機關檔案室工作，嚴格按照文件材料歸檔范圍和保管期限表及歸檔要求做好本委室文件、資料和各類不同載體材料的收集和初步整理，對歸檔材料實行專柜保管。

 

第四章  電子檔案管理

第十八條  電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，由承辦委室負責，納入崗位職責考核，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

第十九條  各委室在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有參考利用價值的均應定期制作文件備份，并要及時拷貝到移動存儲介質(zhì)或刻錄到光盤上脫機保存。盤片上要用漢字標明文件名稱及拷貝時間，放入專用裝具內(nèi)妥善保管。采用物理歸檔后的電子文件，仍要保留一年后方可刪除或銷毀。

第二十條  辦公室綜合科對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用進行全過程管理。

第二十一條  歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。

第二十二條  電子文件的歸檔范圍參照《市政協(xié)機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》。此外，形成的有重要參考利用價值的數(shù)據(jù)庫文件、數(shù)字化影像文件、聲音文件、圖形文件均應收集整理歸檔。

第二十三條  每年3月底前將上年度電子文件向檔案室移交，數(shù)據(jù)庫文件可視情況按月或按季度向檔案室移交。移交時，應填寫《歸檔電子文件登記表》，并將盤片一同交檔案員。對適時移交的電子文件應及時進行邏輯歸檔，并定期完成物理歸檔。

第二十四條  歸檔電子文件移交到檔案室后，要另制作兩套，一套封存保管，一套異地保存。接收入庫的電子檔案，每兩年要抽查一次，抽查率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取恢復措施，磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復制轉(zhuǎn)存一次。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于四年。

第二十五條  電子文件的保管期限參照國家和市政協(xié)機關制定的有關規(guī)定執(zhí)行。超過保管期限的電子檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)檔案部門審核，市政協(xié)秘書長批準后，予以銷毀。

第二十六條  檔案室應及時按年對歸檔電子文件接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

 

第五章  檔案統(tǒng)計和利用

第二十七條  建好統(tǒng)計臺賬，對不同門類和不同載體檔案的收進、利用、移出、保管、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計，做到賬物相符；認真填寫統(tǒng)計年報表，并按規(guī)定報送檔案行政管理部門。

第二十八條  堅持用科學的標準和方法，按照規(guī)定的格式和口徑，分析編制統(tǒng)計表，如實反映檔案管理工作中的變化情況。

第二十九條  檔案室應編制《案卷目錄》、《全引目錄》、《專題目錄》、《全宗介紹》等檢索工具，方便利用，提高效率。

第三十條  查閱檔案材料應辦理查閱登記手續(xù)，并經(jīng)辦公室分管領導批準。

第三十一條  查閱檔案材料應在市政協(xié)機關檔案室查閱。對因特殊需要必須帶出檔案室的，須經(jīng)辦公室分管領導批準后，嚴格按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并妥善保管。用畢立即退還檔案室，不得轉(zhuǎn)借。借出時間一般不得超過七天。查閱涉密檔案，須經(jīng)市政協(xié)秘書長批準。會計檔案不得借出。

第三十二條  本機關檔案室卷宗一律不得外借。外單位查閱檔案須持單位介紹信，并經(jīng)市政協(xié)秘書長批準。

第三十三條  因工作需要拆卷復制機關檔案材料的，須經(jīng)辦公室分管領導同意。復制檔案要填寫“檔案復制目錄”，并在復制件上注明檔號，以備查考。屬于保密范圍的，必須按照保密規(guī)定的相關程序?qū)徟��?/span>

第三十四條  檔案資料利用者要嚴守秘密，維護被查借檔案的完整與安全。在使用時，嚴禁在檔案資料上圈劃、涂抹、折疊，更不允許折卷、抽頁。凡造成失密、泄密或損壞檔案資料者，按《檔案法》和《保密法》的有關規(guī)定處理。

 

第六章  檔案移交、鑒定和銷毀

第三十五條  市政協(xié)機關檔案室應按照有關規(guī)定，及時向市檔案館移交本機關的檔案。

第三十六條  確定每年3月為立卷月。機關各委室應于每年3月底前將上年度整理完畢的文件資料移交機關檔案室。交接雙方應根據(jù)移交目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。

第三十七條  對已到保管期限的檔案，在銷毀前必須進行鑒定。檔案鑒定工作在市政協(xié)秘書長領導下，由辦公室分管領導、有關委室和檔案人員以及檔案部門專業(yè)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案有無繼續(xù)利用的價值，確定是否保存。

第三十八條  銷毀檔案必須嚴格掌握標準，本著銷毀從嚴、保管從寬的精神，慎重行事，并登記造冊。對鑒定已無利用價值的檔案，應向單位領導提出報告并經(jīng)批準后，由2人以上在指定地點銷毀并請市檔案局專家負責監(jiān)銷，同時在銷毀清冊上簽字。

 

第七章  檔案工作人員主要職責

第三十九條  檔案工作人員的主要職責：

（一）在辦公室的領導下，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，統(tǒng)一管理好機關檔案。

（二）認真學習貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律、法規(guī)和方針政策，結(jié)合本機關實際，研究制定相關規(guī)章制度，并認真執(zhí)行落實，維護檔案資料的完整與安全，提高檔案工作水平。

（三）做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用工作，做到當年的文件材料于次年第三季度前完成歸檔整理工作。

（四）負責機關檔案的保護和維修工作。按照檔案資料借閱利用規(guī)定，為查閱人提供便利服務。按期對庫存檔案進行檢查清點，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時反映、處理。

（五）安全保管本機關的檔案，嚴禁失密、泄密、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。對因工作失誤造成以上現(xiàn)象發(fā)生的，要及時上報，并按有關規(guī)定予以處理。

（六）要熟練掌握計算機和電子文件管理系統(tǒng)的操作技能。

（七）負責對機關各委室檔案工作進行檢查和指導。

 

第八章  附  則

第四十條  本辦法適用于達州市政協(xié)機關，由市政協(xié)辦公室負責解釋。

第四十一條  本規(guī)定自市政協(xié)秘書長會議通過后施行。